Bei der Planung und anschließenden Durchführung eines Sportevents ist ein steter Überblick über alle anfallenden Arbeitsschritte von großer Bedeutung. Nur auf diese Weise lässt sich die Veranstaltung erfolgreich organisieren, ohne dass es zu chaotischen Abläufen kommt.


Im Zuge der Organisation müssen alle Beteiligten ihre Verantwortungsbereiche genau kennen. Eine detaillierte Darstellung bezüglich der Veranstaltungsplanung ermöglicht einen Überblick über konkrete Inhalte und festgelegte Termine. Als erstes wird das Ziel des Events und die gewünschte Sportart festgelegt. Möglich sind auch kombinierte Veranstaltungen, in denen verschiedene Sportarten vorgestellt und ausgeübt werden. Dann folgt die Prüfung der Durchführbarkeit und der Gesetze, welche Events im jeweiligen Bundesland regulieren.

Passende Austragungsorte und Termine
Wichtig ist die genaue Dauer der Veranstaltung, soll sie nur einen Tag oder sogar mehrere einige Wochen dauern. Anschließend ist eine grobe Kalkulation des benötigten Budgets erforderlich. Bei diesem Aspekt spielen potentielle Sponsoren eine maßgebliche Rolle. Danach wird eine annähernde Schätzung der Teilnehmerzahl für die Selektion des Austragungsortes benötigt. Im Anschluss müssen die bevorzugten Austragungsorte angesprochen werden, um die Verfügbarkeit und Mietkosten zu prüfen. Der entsprechende Veranstaltungsort muss über die notwendige Ausstattung für das Sportevent und alle seine Abläufe verfügen. Dazu gehören nicht nur die sportbezogenen Bereiche, sondern auch Toiletten und separate Umkleidekabinen für Frauen und Männer. Bei der Auswahl von geeigneten Terminen für das Sportevent sind ähnliche Veranstaltungen in der jeweiligen Region zu berücksichtigen. Ideal ist ein Datum, an dem keine weitere Sportveranstaltung der gleichen Art stattfindet. Abhängig von der Zielgruppe können Termine in den Schulferien oder an einem Feiertag kontraproduktiv sein. Beim Festlegen des Termins ist das Wetter während dieser Jahreszeit zu bedenken. Entscheidend ist auch, dass fast alle Teilnehmer an diesem Datum verfügbar sind. Außerdem muss genügend Zeit für die Organisation und Vorbereitung vorhanden sein.

Benötigtes Equipment für das Sportevent
Wenn das genaue Datum festgelegt und der gewünschte Austragungsort gebucht ist, muss die Ausstattung organisiert werden. Die benötigte Ausrüstung kann sich abhängig vom Event extrem unterscheiden. Generell werden Anzeigetafeln, Erste-Hilfe-Kästen und Pfeifen für die Schiedsrichter gebraucht. Eventuell sind auch Bälle, Netze und Schläger erforderlich. Für die Kundgebung der Veranstaltung und der genauen Abläufe sind Poster unentbehrlich. Im Zusammenhang mit dem internen Mobiliar ist auch die Technik wichtig, welche im Vorfeld einem ausgiebigen Test unterzogen wird. Bei der Siegerehrung spielen Medaillen, Pokale und Zertifikate eine wichtige Rolle für die Teilnehmer, siehe Pokale Meier. Allerdings sollten nicht nur die Gewinner etwas bekommen. Mit einem bedruckten T-Shirt für alle Teilnehmer und Mitarbeiter bleibt das Event in den Erinnerungen von allen beteiligten Personen erhalten.

Erreichbarkeit und Promotion des Sportevents
Bei der Organisation ist unbedingt sicherzustellen, dass alle eingeladenen Teilnehmer das Sportevent einfach erreichen können. Wichtig sind Anfahrtsdauer und Anbindung an öffentliche Verkehrsmittel. Eventuell müssen Transportmöglichkeiten zusätzlich gebucht werden. Darüber hinaus muss in der unmittelbaren Nähe des Veranstaltungsortes eine ausreichende Anzahl an Parkplätzen vorhanden sein. Für eine rege Teilnahme und guten Zuspruch beim Publikum sind Werbemaßnahmen für die Sportveranstaltung unentbehrlich. Dazu gehören nicht nur Werbeplakate und Annoncen in Zeitungen und Zeitschriften. In der heutigen Zeit der Digitalisierung lassen sich durch Social Media extrem viele Menschen schnell, einfach und vor allem kostengünstig erreichen.